SEMINARIO-TALLER: GERENCIA DE REVISTAS CIENTIFICAS ACADÉMICAS:

IV Seminario Taller

26 y 27 abril de 2007

“La ciencia que no se publica no existe”

Recursos biblioelectrónicos en la UCV

Elsi Jiménez

Universidad Central de Venezuela-SICHT

elsi.jimenez@ucv.ve/ jimenez.elsi@gmail.com

Introducción

En la sociedad de la información los contenidos se convierten en bienes que son el corazón de los medios, la industria, la educación y los servicios. Estos contenidos digitales presentan una amplia gama de procesos de re-elaboración, distribución y difusión que los hace omnipresentes en la vida actual. Las publicaciones académicas comienzan a sentir el impacto de la tecnología de la información en su campo por la presión de los mercados y de los canales para llegar a ellos. Los grandes intermediadores en la distribución se fortalecen como es el caso de Barnes & Nobles y de Amazon.com y en el caso de las pequeñas editoriales, estas también pueden tener acceso al mundo internacional gracias al desarrollo de esta tecnología. Estos cambios transformaron la industria de la información en sus productos impresos y electrónicos que son el insumo de las bibliotecas y por ende de los usuarios que se acercan física y/o remotamente a los recursos que las bibliotecas adquieren.

Tanto los editores como las bibliotecas se encuentran en un momento de transición entre el material impreso y el electrónico, tal como lo plantea un reporte publicado en diciembre de 2007 por la Association of Research Libreries en el que se presenta la tendencia en el mercado de las bibliotecas a adquirir los documentos en doble soporte: impreso y electrónico, añadiendo los costos de mantener los accesos electrónicos que pagan como impuesto: los editores, las bibliotecas, los autores y los lectores. Ese proceso de transición se acelera en el mercado editorial, cuando aproximadamente el 60% de 20.000 revistas arbitradas están disponibles en soporte electrónico. Esto representa una preferencia por la versión electrónica por varios motivos: la posibilidad de tener acceso simultáneo a los contenidos mayor cantidad de lectores, menor costo de mantenimiento de las colecciones, sin embargo, la necesidad actual de preservar el papel hace que la inversión de las bibliotecas se incremente por el hecho de las exigencias de los lectores por el material electrónico.

El placer de leer un libro impreso, el olor de un nuevo libro, la textura de las páginas se resiste a desaparecer, tal vez porque el impreso es portable, no necesita de un medio electrónico y es fácil de leer. La industria de la información por otra parte se plantea que podría perder muchos lectores al cerrar suscripciones impresas por las versiones en línea, aunque no se conoce exactamente el número de lectores que prefieren el material impreso. Lo que si es cierto es la tendencia a disminuir las publicaciones impresas en las colecciones de las bibliotecas la que en los próximos cinco a diez años.

La industria editorial, y más específicamente, las ramas especializadas en la publicación de libros académicos y de textos universitarios, está cambiando por la trasformación de esta industria en el contexto de la revolución digital, específicamente en los procesos de producción que están casi totalmente digitalizados, así como la distribución. El tiraje superó la necesidad de imprimir una cantidad determinada para recuperar la inversión, pues ahora la impresión es por demanda y en consecuencia se evita el almacenamiento con estructuras de costos distintas a la analógica

Recursos biblioelectrónicos

La biblioteca tradicionalmente ha sido el espacio de la preservación y conservación del conocimiento. En la actualidad los procesos de creación y desarrollo de sus colecciones enraizadas con los diversos servicios que presta, se imbrican con el cambio que experimenta el mercado editorial. Los roles de los autores, los editores, los distribuidores han comenzado a integrarse y en ocasiones a intercambiarse. Tal es el caso de editores que además distribuyen, autores que editan y distribuyen, así como distribuidores que se convierten en agregadores de información.

A su vez, la biblioteca navega entre fuentes de información almacenadas en los 12 Exabytes (equivalentes al tamaño de 1,200,000 Bibliotecas del Congreso de Washington) que contienen la información mundial producida antes del año 1999 hasta inicios del Siglo XXI, y el aumento de nueva información calculada en Exabytes que son más de un trillón de bytes. Los Open Access son otro elemento a considerar en el desarrollo de colecciones en las bibliotecas, aunado a la variedad y cantidad de información que se produce, los derechos de autor, control bibliográfico, los costos de las publicaciones y la difusión de las colecciones, que son otros viejos aspectos que ahora surgen también del mundo digital. Sin embargo, el papel mediador de la biblioteca entre la información y el usuario se mantiene porque Internet ofrece tal magnitud de información que la biblioteca es el espacio natural para seleccionar, adquirir, organizar y poner a disposición de los usuarios una parte de los cerca de 35 Exabytes de información que circula en el mundo. De acuerdo a lo que expresa Soarin y Rodríguez (2004) las bibliotecas pueden cambiar radicalmente como lugar de acceso a la información y difusora de conocimiento –in situ- como consecuencia de las transformaciones de la sociedad y pasar a ese mundo virtual que ofrece servicios y productos que presentan oportunidades y dilemas para las bibliotecas.

En el caso de las bibliotecas universitarias se hacen grandes esfuerzos por adquirir y desarrollar colecciones que satisfagan las necesidades que tienen las áreas de docencia, investigación y extensión. Los recursos electrónicos han solventado en parte esa necesidad al permitir un acceso sin límite de horario, in situ o remoto. La comunidad rápidamente ha adoptado el material electrónico y las bibliotecas tratan de adquirirlos ya sea combinado con el material impreso o solo el electrónico. En ambos casos los costos de suscripción anual sufren un incremento de aproximadamente entre el 5% y 10%. En busca de equilibrar el presupuesto, las bibliotecas comienzan a eliminar material impresos, específicamente en las colecciones de revistas que ofrecen en algunos casos sus colecciones completas en línea y en otros un promedio de cinco años retrospectivos.

Los intermediarios de información

Los editoriales comerciales y académicas presentan diversas vías para hacer llegar a los lectores sus productos y cuando al inicio mencionamos a los intermediarios de información, a estos los podemos agrupar en cinco categorías: grandes, medianos y pequeños editores, los agregadores de revistas electrónicas y los especializados.

Consideraremos grandes editores aquellos que ofrecen al mercado más de 200 títulos de revistas, tales como: Elsevier – Science Direct, Academic Press - IDEALibrary, Blackwell Synergy, Kluwer Online, Springer Link, Wiley Interscience.

Entre los medianos y pequeños editores mencionaremos: ACS (American Chemical Society), AIP (American Institute of Physics), Online Journal Publishing Service, American Mathematical Society Journals, ACM Digital Library, Cambridge Journals Online, IEEE Xplore, Institute of Physics Publishing, Emerald Library, Nature, NCR Research Press Electronic Journals, Oxford University Press Journal, Portland Press Journals, The Royal Society of Chemistry Journals Turpion; University of Chicago Press Journals.

Los agregadores de revistas electrónicas son empresas que reúnen información en línea como: EBSCO Information Services, Information Quest, Ingenta, OCLC First Search Electronic Collections Online, SwetsNet. ALPSP Learned Journals Colletion, Gele, ProQuest, Wilson.

Entre los agregadores especializados mencionaremos tres: Highwire Press – Universidad de Standford, JSTOR – Fundación Mellon y el Project Muse – Universidad John Hopkins.

Los agregadores ofrecen la integración de productos y servicios que se pueden personalizar para hacerlo más amigable al usuario. Algunos son los anteriores proveedores de revistas y bases de datos que en casos como EBSCO y SWETS no son editores y muchas de las publicaciones en línea que ofrecen presenta embargos, esto es que al consultar una publicación, de ésta se obtienen los números con un atraso de 3 meses a un año y no al día como es de esperarse de una revista en línea.

Las bibliotecas negocian con todas las modalidades de intermediación con la finalidad de lograr el desarrollo de colecciones que respondan a las necesidades de información de sus lectores. En el caso de los recursos electrónicos su acceso en las bibliotecas se da por medio de licencias de uso que requieren de su estudio para escoger la que se adecue a la población a atender.

Licencias de uso de los recursos biblioelectrónicos

Los recursos biblioelectrónicos tienen licencias de uso que varía de editor en editor, y las bibliotecas tienen que negociar directamente o través de las empresas intermediaras de estos servicios como son Systems Link, EBSCO, SWETS que ofrecen disímiles licencias de uso de las publicaciones que ofrecen. Algunas modalidades son:

Tarifa plana: acceso libre a un precio determinado, solo con las restricciones de la ley de propiedad intelectual. Infotrac.

Usuarios potenciales: Licencia por lugares geográficos: IP. Todas controlan los accesos de los usuarios a través de los IP que proporciona la institución.

Usuarios simultáneos: ofrecen licencias por uno a n número de usuarios concurrentes: Web of Science, Science Finder.

Por uso: Por tiempo de conexión, recurso usado, cantidad, tamaño, tipo de base de datos seleccionada, documentos o partes de documentos vistos, o por alguna combinación de todas.

Por documento: Pueden cobrar por documento visto o bajado.

Los controles que ofrecen las empresas editoriales y agregadoras se concentran en la asignación de clave de acceso o el rango IP de las máquinas conectadas a la red de la institución o la combinación de ambos. Sin embargo, Martén y Merlo (2003) describen la iniciativa denominada: Punto de Acceso a Proveedores de Información (PAPI) que consiste en la validación de la identificación del usuario ante un servidor que le asigna una clave en forma de cookies encriptada enviadas a su máquina y verificadas por otro servidor que permite la entrada al punto de información que el usuario requiere.

Son varias las vías que el mercado editorial ha desarrollado para comercializar sus productos, en el caso específico de los recursos electrónicos se puede adquirir un artículo o capítulo de un libro, a este sistema de le denomina pay-peer-view que permite previo pago de una cantidad, descargas previamente establecidas. Esta compra puede hacerse desde el portal del editor con pago por tarjeta de crédito y el usuario recibe en su correo electrónico el artículo o el capítulo del libro. Otra modalidad de este sistema consiste en abonar al proveedor del servicio una cantidad de dinero de la que se descuentan el pago de los artículos o capítulos bajados.

Las suscripciones de revistas también presentan varias opciones:

Acceso a la revista electrónica gratis con la compra del impreso, acceso a la revista electrónica sin la compra del impreso y acceso a la revista electrónica por un precio módico con la compra del impreso, electrónica más impresa con un precio mayor a la impresa.

Los costos de las suscripciones lo calculan algunas editoriales por la magnitud de la comunidad académica y estudiantil, el número de maestrías y doctorados, tipo de instituciones, ubicación geográfica de las instituciones, suscripciones por más de un año consecutivo, entre otros.

Acceso a recursos desde la UCV: 2006

La Universidad Central de Venezuela ha direccionado su presupuesto en este rubro hacia los recursos biblioelectrónicos, esto obedece al aumento anual de las publicaciones, un presupuesto insuficiente y al control de las divisas que dificulta aún más la adquisición de publicaciones impresas porque las suscripciones a estos materiales se paga en dólares y el retardo en la entrega de divisas a las universidades se realiza en un lapso de aproximadamente nueve meses a un año.

Un aspecto a destacar es que desde la Asociación de Directores de Bibliotecas Universitarias, Redes e Institutos de Investigación (ANABISAI) se han logrado acuerdos entre instituciones especialmente entre la UCV y el IVIC -porque estas instituciones tienen colecciones muy similares para suscribir bases de datos-, obteniendo así, descuentos significativos con los proveedores de estos servicios.

Por la flexibilidad de acceso inmediato a los recursos biblioelectrónicos que le dan a las universidades, la comunidad de la UCV logró disponer en el año 2006 de:

11.470 Títulos de revistas en línea a texto completo

12 índices internacionales

24 base de datos

22.000 libros electrónicos

La distribución por tipo de material es de: 5% índices y 95% bases de datos, revistas y libros electrónicos.

Acceso a recursos desde la UCV: 2007

Para el año 2007 la asignación de un presupuesto mayor al de años anteriores permitió que la UCV contará con:

Recursos Electrónicos

21.057 títulos a texto completo

70.000 e-libros

82.412.600 registros

885.000 documentos

4.100.000 patentes

Relación costo/uso: 2006

La inversión que realiza la UCV para su comunidad pasa por uno de los aspectos administrativos que siempre es recurrente: la relación costo/beneficio. En el cuadro siguiente se presentan en algunos casos de empresas editoras como Wilson y Science Direct y otras intermediadoras que permite observar, por ejemplo, que Infotract una base de datos multidisciplinaria tiene la mejor relación costo/beneficio seguida de EBSCO otra base de datos multidisciplinaria y Wilson con tres bases de datos de las áreas de ciencias sociales y naturales. Science Direct y E-libros tienen el costo más elevado por consulta. En el caso de la primera, los precios de sus publicaciones son de los más altos del mercado editorial, aunque su prestigio editorial también es de los más elevados.

Tabla 1

Relación costo/uso

	Consultas	USA$	Costo/uso
OVID	6596	55409,04	8,4
INFOTRAC	109148	20800	0,19
WILSON	76742	28790	0,37
EBSCO	69739	23000	0,32
E-LIBRO	2159	20000	9,26
SCIENCE DIRECT	65710	752446,34	11,45

La relación costo/beneficio de los recursos anteriores puede ser más eficiente para la Universidad Central de Venezuela en la medida que más usuarios consulten estas bases de datos y ello se vea reflejado en un incremento en la producción de conocimiento de esta Institución. Para ello se requiere de campañas masivas de divulgación y formación de profesores y estudiantes en el uso de estos recursos

El control de cambios y el acceso a los recursos electrónicos

Un elemento importante a destacar es el severo control de cambios que sufre Venezuela y que afecta los procesos de negociación entre las bibliotecas universitarias y los editores o intermediarios. En el año 2003 el gobierno venezolano creó la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI) como organismo regulador para el otorgamiento de divisas a solicitud de personas naturales o jurídicas. En el caso de las universidades del sector público la solicitud de divisas pasa por la Oficina de Planificación del Sector Universitario, el Ministerio de Educación Superior, la Presidencia de la República, el Banco Central de Venezuela, todas estas instancias son alcabalas por las que transitan las solicitudes y donde se tiene un promedio de nueves meses para otorgar la asignación que cubrirá los montospara la renovación o adquisición de los recursos que solicitan las bibliotecas universitarias. Esto trae como consecuencia que algunos proveedores, por ejemplo Elsevier haya cortado a la UCV el acceso a Science Direct por el atraso en el pago, asimismo, la renovación de las revistas impresas se ve severamente perjudicada porque el pago debe efectuarse en el último trimestre del año inmediatamente anterior a su renovación para garantizar la recepción de todos los fascículos, y en el año 2007 aún cuando se contó con suficiente presupuesto en bolívares, las divisas no fueron entregadas para el pago de las suscripciones de revistas impresas.

Conclusiones

Los materiales bibloelectrónicos son en la actualidad indispensables para las bibliotecas universitarias. La relación inversa entre presupuesto asignado y precio de las publicaciones ha obligado a las bibliotecas a eliminar publicaciones impresas, si éstas se encuentran disponibles en alguna de las bases de datos que adquieren las instituciones o son de acceso abierto y por otra parte, tratan de concentrar sus colecciones impresas en los títulos que realmente son nucleares para la institución. Se observa también una tendencia a duplicar la colección impresa en electrónico como una medida de preservar los contenidos (en impreso) ante el temor de fallas en los equipos que desaparezcan los contenidos almacenados y por otra parte, las enormes facilidades de acceso en línea en aquellas bibliotecas que cuentan con suficiente presupuesto para invertir en los dos soportes. La adquisición de material electrónico ofrece implicaciones enormes para las bibliotecas al proporcionar una amplia gama de títulos y también el valor agregado que se encuentran en estos recursos como la disponibilidad inmediata con limitaciones como las restricciones de uso por parte de las casas editoras en el caso de recursos que no están disponibles libremente en la Web o algún tipo de limitación técnica de la plataforma tecnológica.

Las transformaciones por el impacto de la tecnología de la información llevan a la necesidad de profundizar en entender el negocio del mundo editorial, que se transforma al igual que la biblioteca por el, pero, que en ambos casos, los insumos son el conocimiento que se produce y que se hace explícito mayoritariamente en libros y revistas. Los problemas son semejantes a los que presentan otras industrias culturales, como la industria de la música, que sienten la amenaza de la existencia de sus bienes almacenados en el soporte físico tradicional: ¿pagar o no pagar por el acceso a la información, al conocimiento? ¿aceptar o no las condiciones que imponen los grandes editoriales que mantienen el monopolio de cantidad de publicaciones académicas?

En los países de América Latina la sustitución de los documentos impresos por los electrónicos en las colecciones de las bibliotecas parece no influir en el mercado lector porque en el ámbito académico ambos soportes son aceptados (Mazurkiewicz y Potts (2007). Los cambios en las tendencias y criterios que se observan en la adquisición de materiales académicos para las bibliotecas universitarias y de investigación, que son a su vez, los principales clientes de la industria editorial, así como los precios crecientes de las revistas y la venta de paquetes de libros/revistas se reflejan en los recursos que biblioelectrónicos que adquieren las bibliotecas, la tendencia es hacia la adquisición de recursos electrónicos para cubrir la demanda de los lectores y acercarlos a la creciente producción de datos, información y conocimiento generada exponencialmente.

Universidades grandes y pequeñas tienen las exigencias de sus comunidades de tener disponible la mayor cantidad de recursos académicos, y la tecnología de la información abre la posibilidad de mantener estas instituciones siendo los grandes repositorios del conocimiento que se adquieren a través de las editoriales o intermediarios de éstas, así como del conocimiento generado en cada institución. La Web ofrece herramientas que le permiten a sus usuarios almacenar y manejar desde una pantalla información muy variada, como por ejemplo el que ofrece el sitio gratuito www.backpackit.com, que cambia el concepto de almacenamiento en un equipo porque ahora se pueden mantener en grandes servidores externos y recuperarlos través de una página Web bajo diversas categorías de información. Es decir, cada usuario puede tener su propia biblioteca y almacenar grandes volúmenes de información, en consecuencia, nuestras bibliotecas tienen competencia y disponen de nuevos servicios para continuar siendo los sitios privilegiados que han preservado y difundido el conocimiento de la humanidad.

Referencias bibliográficas

Association of Research Libraries (2007, diciembre 6). The e-only tipping for journal: What´s ahead in the print –to-electronic transition zone. Academia Journal [On line] Available in: http://www.libraryjournal.com/info/CA6510521.html?nid=2673#news1

The Expanding Digital Universe (2007). IDC white pape [En línea] Disponible en: http://www2.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info-2003/execsum.htm

Martén, Juan Carlos y Merlo, José Antonio (2003). Las revistas electrónicas. Anales de Documentación. (6), pp.155-186

Mazurkiewicz, Orchid and Potes, Claude (2007). Researching Latin America: A Survey the new generations in doing research. Latin American Research Review. 42 (3), pp. 161-182.

Soarin Pérez, Tomás y Rodríguez Muñoz, José (2004) Los portales bibliotecarios. Madrid: Arco/Libros.

Thompson, John B. (2005). Books in the digital age: The transformation of academic and higher education publishing in Britain and the United States. Cambridge: Polity Press, 2005.